OBS! Dette er et utkast og er ikke gjeldende OBS!
Personvern i SK Rapid
Sportsklubben Rapid (SK Rapid) tar personvern på alvor. Vi behandler personopplysninger om medlemmer, foresatte, trenere, lagledere, tillitsvalgte og andre som er tilknyttet klubben.
Personopplysninger skal behandles på en trygg og lovlig måte og bare brukes til formål som er nødvendige for å administrere medlemskap, aktivitet og klubbens virksomhet.
Denne personvernerklæringen beskriver hvilke personopplysninger SK Rapid behandler, hvorfor vi behandler dem, hvem opplysningene kan deles med og hvilke rettigheter du har.
Behandlingsansvarlig
SK Rapid er behandlingsansvarlig for personopplysninger klubben selv samler inn og behandler.
Sportsklubben Rapid
E-post: [email protected]
For behandling som skjer i Norges idrettsforbunds (NIF) og Norges Fotballforbunds (NFF) sentrale systemer gjelder også deres personvernerklæringer og ansvarsforhold.
Hvilke personopplysninger behandler vi?
Hvilke opplysninger som behandles avhenger av hvilken tilknytning du har til klubben.
Dette kan blant annet være:
- navn
- fødselsdato og alder
- kjønn
- adresse
- telefonnummer
- e-postadresse
- kontaktopplysninger til foresatte
- medlemskap og medlemsstatus
- lag- og gruppetilhørighet
- roller og verv i klubben
- betalings- og kontingentopplysninger
- spillerregistrering og aktivitet
- kurs og kompetanse
- samtykker
- kommunikasjon knyttet til klubbens aktiviteter
I enkelte sammenhenger kan det være nødvendig å behandle andre opplysninger. Klubben skal ikke samle inn flere personopplysninger enn det som er nødvendig for det aktuelle formålet.
Hvorfor behandler vi personopplysninger?
SK Rapid behandler personopplysninger for å kunne administrere og gjennomføre klubbens virksomhet.
Dette omfatter blant annet:
- administrasjon av medlemskap
- organisering av lag og aktiviteter
- kommunikasjon med medlemmer og foresatte
- innkreving av medlemskontingent og treningsavgifter
- påmelding og gjennomføring av treninger, kamper, cuper og arrangementer
- registrering av spillere, trenere, lagledere og andre roller
- oppfyllelse av krav fra NIF, NFF og andre idrettsorganisasjoner
- forsikring og spilleberettigelse
- kurs og kompetanseregistrering
- ivaretakelse av klubbens rettslige og organisatoriske forpliktelser
Behandlingen skjer på grunnlag av medlemsforholdet, klubbens rettslige forpliktelser, berettigede interesser eller samtykke der dette er nødvendig.
Medlemsregister og Spond
SK Rapid bruker Spond Club som klubbens medlemsregister og administrative løsning.
Spond brukes blant annet til:
- medlemsadministrasjon
- organisering av lag og grupper
- kommunikasjon
- arrangementer og aktiviteter
- medlemskontingent og andre betalinger
- administrasjon av trenere, lagledere og andre roller
For behandling av personopplysninger i Spond Club er SK Rapid behandlingsansvarlig og Spond databehandler. Forholdet reguleres gjennom Sponds databehandleravtale.
Spond-appen har i tillegg egne vilkår og egen personvernerklæring for behandling som Spond selv er ansvarlig for.
Mer informasjon:
NIF og Idrettens systemer
Som medlem av Norges idrettsforbund er SK Rapid forpliktet til å registrere nødvendige medlems- og rolleopplysninger i idrettens sentrale systemer.
Opplysninger kan derfor utveksles mellom klubben og NIFs systemer når dette er nødvendig for blant annet:
- medlemsregistrering
- roller og verv
- forsikring
- idrettsaktivitet
- kurs og kompetanse
- rapportering og lovpålagte oppgaver
NIF har egne regler og personvernerklæring for behandling av personopplysninger i idrettens sentrale systemer.
FIKS og Norges Fotballforbund
SK Rapid bruker Norges Fotballforbunds informasjonssystem FIKS for administrasjon og gjennomføring av fotballaktivitet.
FIKS inneholder blant annet opplysninger knyttet til:
- spillere
- trenere og lagledere
- klubb- og lagroller
- kamper og kamprapporter
- overganger
- dommere
- kurs og kompetanse
- spiller- og aktivitetshistorikk
FIKS utveksler også nødvendige stamdata med idrettens sentrale systemer.
NFF har egen personvernerklæring som beskriver hvordan opplysninger behandles i FIKS og øvrige NFF-systemer.
Bilder og video
SK Rapid ønsker å vise frem aktiviteten og miljøet i klubben gjennom blant annet hjemmeside og sosiale medier.
Ved publisering av bilder og video skal personvernet til spillere, trenere og andre ivaretas.
Som hovedregel skal det innhentes samtykke før bilder eller video hvor personer enkelt kan identifiseres publiseres. For barn og unge skal det tas særlig hensyn til barnets personvern og egne ønsker.
Dersom et barn ikke ønsker å bli fotografert eller få bilder publisert, skal dette respekteres.
Samtykke kan trekkes tilbake.
SK Rapid følger NIFs retningslinjer for publisering av bilder og video:
Tilgang til personopplysninger
Personopplysninger skal bare være tilgjengelige for personer som trenger opplysningene for å utføre sine oppgaver i klubben.
Tilganger skal så langt som mulig være knyttet til den enkeltes rolle og behov.
Trenere og lagledere skal for eksempel bare ha tilgang til medlemsopplysninger som er nødvendige for å administrere og følge opp sitt eget lag.
Personopplysninger skal ikke deles videre med andre uten at det finnes et saklig formål og et gyldig behandlingsgrunnlag.
Sensitive personopplysninger
Opplysninger om blant annet helse regnes som særlige kategorier av personopplysninger og krever ekstra beskyttelse.
Slike opplysninger skal bare innhentes når det er nødvendig og det finnes et gyldig grunnlag for behandlingen.
Sensitive personopplysninger bør ikke sendes gjennom ordinær e-post med mindre nødvendige sikkerhetstiltak er ivaretatt.
Politiattester
Selve politiattesten skal ikke lagres i klubbens ordinære medlemsregister eller gjøres tilgjengelig for trenere, lagledere eller klubbadministrasjonen.
Behandling og dokumentasjon av politiattester håndteres av klubbens politiattestansvarlige og vara i henhold til NIFs regler.
Les mer:
Hvor lenge lagrer vi personopplysninger?
SK Rapid skal ikke oppbevare personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for formålet de ble samlet inn for.
Når et medlemskap eller en rolle avsluttes, vil opplysninger som klubben ikke lenger har behov eller rettslig grunnlag for å behandle bli slettet eller anonymisert.
Enkelte opplysninger kan måtte oppbevares lenger som følge av lovkrav, regnskapsregler, dokumentasjonskrav eller idrettens regler.
Opplysninger som inngår i NIFs eller NFFs systemer kan være underlagt egne regler for oppbevaring og historikk.
Dine rettigheter
Personvernregelverket gir deg flere rettigheter knyttet til personopplysningene dine.
Du kan blant annet ha rett til å:
- få informasjon om hvilke personopplysninger klubben behandler om deg
- be om innsyn i opplysningene
- få feilaktige opplysninger rettet
- be om sletting når vilkårene for dette er oppfylt
- be om begrensning av behandlingen
- protestere mot enkelte former for behandling
- trekke tilbake et samtykke du tidligere har gitt
Enkelte opplysninger kan ikke slettes dersom klubben har en rettslig plikt eller annet gyldig grunnlag for å oppbevare dem.
Dersom opplysningene behandles av NIF, NFF eller Spond som selvstendig behandlingsansvarlig, kan det være nødvendig å rette henvendelsen direkte til den aktuelle organisasjonen.
Retting av medlemsopplysninger
Dersom opplysninger om deg eller barnet ditt er feil, ønsker vi at du gir beskjed slik at medlemsregisteret kan holdes oppdatert.
En del opplysninger kan også oppdateres gjennom egen brukerprofil i Spond eller Min idrett.
Spørsmål, innsyn, retting eller sletting
Har du spørsmål om hvordan SK Rapid behandler personopplysninger, eller ønsker du innsyn, retting eller sletting, kan du kontakte:
Sportsklubben Rapid
E-post: [email protected]
Oppgi gjerne hva henvendelsen gjelder, men ikke send sensitive personopplysninger på ordinær e-post.
Klubben kan be om nødvendig informasjon for å kontrollere identiteten til den som ber om innsyn eller endringer.
Klage
Dersom du mener at SK Rapid behandler personopplysninger i strid med personvernregelverket, ønsker vi at du først tar kontakt med klubben slik at vi kan undersøke saken.
Du har også rett til å klage til Datatilsynet.
